Verander van taal :
Versie I, beursstand 01 januari 2024
De klachtenprocedure van igus® GmbH stelt alle potentieel betrokken personen in staat om de aandacht te vestigen op mensenrechten- of milieurisico's en plichtsverzuim die zijn ontstaan als gevolg van de economische activiteiten van igus® GmbH in het eigen bedrijfsgebied of in het bedrijfsgebied van een leverancier langs de gehele toeleveringsketen.
igus® neemt de eisen van de LkSG serieus en ons doel is om potentieel wangedrag in de toeleveringsketen in een vroeg stadium te identificeren en de juiste maatregelen te initiëren.
igus® bereikt dit in het bijzonder door ervoor te zorgen dat informatie over mogelijke schendingen in verband met de LkSG aan ons kunnen worden gemeld en dat deze consequent worden opgevolgd.
Alle medewerkers en personen in onze toeleveringsketen kunnen gebruik maken van de klachtenprocedure die door igus® is opgezet om igus® op de hoogte te stellen van risico's of schendingen op het gebied van mensenrechten of milieu.
Er wordt voor gezorgd dat de melding anoniem en vertrouwelijk kan worden gedaan. Dit stelt igus® in staat om risico's in een vroeg stadium te herkennen en, in het beste geval, op te lossen voordat mensen of het milieu schade wordt berokkend.
Er zijn verschillende interne kanalen beschikbaar voor het melden van overtredingen (bijv. melding aan leidinggevenden of werknemersvertegenwoordigers) en het igus klokkenluidersysteem® is beschikbaar voor zowel interne als externe meldingen. Dit kan onbeperkt worden gebruikt door iedereen in onze toeleveringsketen.
Compliance overtredingen kunnen wereldwijd, 24 uur per dag, in verschillende talen en gratis worden gemeld met slechts een paar "klikken" via ons online klokkenluidersysteem (reporting-channel.com).
Bij het indienen van een melding moet de focus van de melding liggen op de risico's voor mensenrechten en milieu of plichtsverzuim zoals gedefinieerd door de Duitse Corporate Governance Code. § 2 (2) en (3) LkSG.
De verbodsbepalingen met betrekking tot mensenrechten omvatten in het bijzonder
Milieuverboden omvatten in het bijzonder
Als onderdeel van een eerste beoordeling bepaalt HR of de melding relevant is voor risico's of plichtsverzuim op het gebied van mensenrechten of milieu en of de ingediende melding correct is. Dit wordt gevolgd door een risicobeoordeling van mogelijke gevolgen, bijvoorbeeld met behulp van een risicomatrix.
Degene die de melding doet, krijgt direct een terugkoppeling dat de melding is opgenomen. Bovendien worden tussentijdse statusrapporten over elke verwerkingsstap en het eindresultaat via het portaal in een beschermde omgeving naar klokkenluiders gestuurd.
Als de relevantie en de aanvankelijke verdenking worden bevestigd, starten we zo snel mogelijk een interne onderzoeksprocedure om de feiten op te helderen. De melding wordt in detail onderzocht.
Na afronding van het onderzoek controleert igus® of er maatregelen nodig zijn om de schending in de toekomst te elimineren, te minimaliseren of te voorkomen. Hiertoe analyseren we de specifieke behoefte aan correctie en verbetering. Onderdeel van deze analyse is ook dat we rekening houden met de verwachtingen van de groep mensen die door de schending is getroffen. Noodzakelijke maatregelen kunnen puur interne maatregelen zijn binnen onze divisie, zoals procesaanpassingen, nieuwe richtlijnen of verbeterde trainingsconcepten. Maatregelen met en tegenover derden kunnen echter ook noodzakelijk zijn. De implementatie van de maatregelen wordt op de juiste manier gemonitord en de effectiviteit ervan wordt in kleine processtappen nauwkeurig in detail onderzocht.
Alle rapporten, onderzoeksactiviteiten en onderzoeksresultaten worden gedocumenteerd en gearchiveerd op vastgestelde locaties. Ze worden opgeslagen in overeenstemming met de relevante wettelijke vereisten en gegevensbeschermingsperioden. Het recht op inzage en toegang tot deze documenten is strikt geregeld. Bovendien informeren we alle betrokken partijen over de uitgevoerde onderzoeken en de persoonlijke gegevens die in deze context worden verwerkt, indien de wet dit vereist.
De bevindingen van de verwerking van meldingen worden meegenomen in de risicoanalyse. Jaarlijks wordt een rapport opgesteld en gepubliceerd over het aantal en de afhandeling van meldingen. Daarnaast worden ad hoc rapportages aan het management voorgelegd.
We beoordelen de effectiviteit van alle hierboven beschreven systemen en processen in verband met onze klachtenprocedure op ad-hocbasis, maar ten minste eenmaal per jaar.
Informatie over mogelijke risico's of schendingen van mensenrechten of het milieu is van grote waarde voor igus® en onze toeleveringsketen.
Daarom is anonieme dialoog mogelijk tijdens de gehele klachtenprocedure. De vertrouwelijkheid van de anonieme uitwisseling wordt te allen tijde gewaarborgd. Het IP-adres wordt niet geregistreerd. De volgende procedures zijn ingevoerd voor de technische bescherming van de klokkenluider:
Door een melding in te dienen via de igus® klachtenprocedure, ondervindt de persoon die de melding doet geen negatieve gevolgen. De vertrouwelijkheid van de uitwisseling is te allen tijde gewaarborgd (zie punt 3) en wordt ook intern gegarandeerd door passende maatregelen.
Als je opmerkingen of suggesties hebt met betrekking tot onze klachtenprocedure, neem dan contact op met onze HR-afdeling op 02203/9639 - 151.