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Version I, état au 01 janvier 2024
La procédure de réclamation d'igus GmbH permet à toutes les personnes potentiellement concernées de signaler les risques liés aux droits de l'homme ou à l'environnement et les manquements aux obligations qui résultent de l'action économique d'igus GmbH dans son propre domaine d'activité ou dans le domaine d'activité d'un fournisseur, tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
igus prend les directives de la LkSG au sérieux et notre objectif est d'identifier à temps les comportements potentiellement fautifs tout au long de la chaîne d'approvisionnement et d'engager les mesures correspondantes.
igus y parvient notamment en nous signalant les informations relatives à d'éventuelles infractions en rapport avec la LkSG et en y donnant suite de manière conséquente.
La procédure de plainte mise en place par igus permet à tous les collaborateurs et à toutes les personnes tout au long de notre chaîne d'approvisionnement de signaler à igus les risques ou les violations en matière de droits de l'homme ou d'environnement.
Il est garanti que le signalement peut être fait de manière anonyme et confidentielle. Ainsi, igus a la possibilité d'identifier les risques à un stade précoce et, dans le meilleur des cas, de les résoudre avant que des personnes ou l'environnement ne subissent des dommages.
de la conformité Pour signaler une infraction à la conformité, différents canaux sont ouverts en interne (par ex. signalement à un supérieur ou à un représentant du personnel) et le système d'alerte d'igus est disponible aussi bien pour les signalements internes qu'externes. Celui-ci peut être utilisé sans restriction par toute personne tout au long de notre chaîne d'approvisionnement.
Grâce à notre système d' alerte en ligne(reporting-channel.com), les violations de la conformité peuvent être signalées en quelques "clics" dans le monde entier, 24 heures sur 24, en plusieurs langues et
gratuitement. Lors d'un signalement, l'accent doit être mis sur les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement ou sur les violations d'obligations au sens de l'article 6 de la loi sur la transparence. § 2 al. 2 et 3 LkSG
sont mentionnés. Parmi les interdictions
liées aux droits de l'homme, on trouve notamment
Dans le cadre d'une première évaluation, le service RH détermine si le signalement est pertinent en termes de risques ou de manquements aux obligations liés aux droits de l'homme ou à l'environnement et si le signalement effectué est correct. Ensuite, une évaluation des risques est effectuée pour déterminer les conséquences possibles, par exemple au moyen d'une matrice des risques.
La personne qui a émis l'alerte reçoit rapidement une réponse indiquant que l'alerte a été prise en compte. En outre, des messages intermédiaires sur chaque étape de traitement et sur le résultat final sont transmis aux auteurs d'alertes via le portail dans un cadre protégé.
Si la pertinence et le soupçon initial sont confirmés, nous entamons le plus rapidement possible une procédure d'enquête interne afin d'élucider les faits. Un examen détaillé du signalement est effectué.
Une fois l'enquête terminée, igus vérifie si des mesures sont nécessaires pour éliminer, minimiser ou empêcher à l'avenir la violation. Pour ce faire, nous analysons les besoins concrets de correction et d'amélioration. Une partie de cette analyse consiste également à prendre en compte les attentes du groupe de personnes concerné par l'infraction. Les mesures nécessaires peuvent d'une part être des mesures purement internes à notre secteur d'activité, comme par exemple des adaptations de processus, de nouvelles directives ou des concepts de formation améliorés. Mais des mesures avec et envers des tiers peuvent également être nécessaires. La mise en œuvre des mesures fait l'objet d'un suivi approprié et d'un contrôle étroit et détaillé de leur efficacité par petites étapes.
Toutes les notifications, les actes d'enquête ainsi que le résultat des enquêtes sont documentés et archivés à des endroits définis. Ils sont conservés conformément aux dispositions légales applicables et aux délais prévus par la législation sur la protection des données. Les droits de regard et d'accès à ces documents sont très réglementés. En outre, si la loi l'exige, nous informons toutes les personnes concernées des actes d'enquête effectués et des données à caractère personnel traitées dans ce contexte.
Les enseignements tirés du traitement des signalements sont pris en compte dans l'analyse des risques. Un rapport annuel est établi et publié sur le nombre d'alertes et leur traitement. De plus, des rapports sont envoyés à la direction.
Nous vérifions l'efficacité de tous les systèmes et processus décrits ci-dessus en rapport avec notre procédure de traitement des plaintes en fonction des circonstances, et au moins une fois par an.
Les informations sur d'éventuels risques ou violations des droits de l'homme ou de l'environnement sont d'une grande valeur pour igus et notre chaîne d'approvisionnement.
C'est pourquoi la possibilité d'un échange anonyme existe tout au long de la procédure de réclamation. La confidentialité de l'échange anonyme est garantie à tout moment. Il n'y a pas d'enregistrement de l'adresse IP. Les procédures suivantes ont été mises en place pour la protection technique de la personne qui a émis la plainte :
En déposant un rapport dans le cadre de la procédure de réclamation d'igus, la personne qui signale un problème ne risque pas de subir de conséquences négatives. La confidentialité des échanges est assurée à tout moment (voir point 3 et est également garantie en interne par des mesures appropriées.
Si vous avez des commentaires ou des indications concernant notre procédure de réclamation.
Notre service RH se tient à votre disposition : 0185160321 et par mail llagorce@igus.net
igus SAS - 1 avenue Edouard Herriot, 94260 Fresnes